Kuinka päästä kiinni töihin tai työnhakuun loman jälkeen? Kaksi menetelmää on yli muiden
Jos olet saanut aivosi kunnolla nollattua kesäloman aikana, voi töihin kiinni pääseminen tuntua haastavalta. Kuinka tarttua eteen valuviin työtehtäviin, hallita työtaakkaa ja päästä alkuun?
Lomien jälkeen avautuu myös runsaasti uusia työpaikkoja ja usein haaveet uudesta urasta heräävät hengähdystauon aikana. Yhtä lailla työnhaussa usein vaikeinta on aloittaminen.
Mikä avuksi? Työtehtävien priorisointiin on olemassa erilaisia menetelmiä.
Paras lääke on ennakointi. Ennen lomalle jäämistä kannattaa tehdä lista projekteista, tehtävistä ja asioista, jotka tiedät odottavan loman jälkeen. Ennakointi helpottaa paitsi lomalta palaamista myös lomalle jäämistä, kun tiedät, että asiat ovat järjestyksessä.
Asiat ovat harvoin kuitenkaan niin yksinkertaisia. Tilanteet saattavat muuttua paljonkin loman aikana ja jotain varmasti unohtuu.
Eisenhowerin matriisi jaottelee tehtävät
Jotta pääset alkuun, kokoa ensin kaikki kalenterissa olevat, viesteistä löytyvät ja mielessä pyörivät työtehtävät samaan paikkaan, jotta niitä on helpompi jäsennellä. Priorisoi sen jälkeen tehtävät Eisenhowerin matriisin avulla. Se auttaa järjestämään työtehtävät niiden tärkeyden ja kiireellisyyden perusteella neljään osaan:
1) Tärkeät ja kiireelliset: Toimi heti ja tee nämä ensin. Tällaiset työtehtävät tulevat joskus aika yllättäen eteen, vaativat välitöntä huomiota ja on hoidettava nopeasti. Niitä ei voi jättää tekemättä. Lyhyen varoitusajan tehtäville kannattaa jättää aina vähän aikaa joka päivälle.
2) Tärkeät ja ei-kiireelliset: Aikatauluta kalenteriin. Nämä ovat usein oikeasti tärkeitä tehtäviä, jotka vievät sinua kohti tavoitteitasi, mutta eivät ole kaikkein kiireellisimpiä. Ne ovat usein isompia projekteja ja kokonaisuuksia, joita on hyvä pilkkoa pienemmiksi tehtäviksi.
3) Kiireelliset ja ei-tärkeät: Delegoi, ulkoista tai hoida nopeasti pois alta. Nämä työtehtävät voivat olla aika epämääräisiäkin, niihin uppoaa helposti paljon aikaa eivätkä ne vie tavoitteitasi kohti. Jos juuri sinun ei ole välttämätöntä hoitaa näitä, voisiko joku toinen auttaa?
4) Ei-tärkeät ja ei-kiireelliset: Tämän tyyppisiä työtehtäviä tulisi välttää tai pitää ne minimissään. Tee korkeintaan joskus, jos kalenterisi on tyhjillään.
1-3-5-sääntö auttaa päivittäisessä tekemisessä
Toinen toimiva keino päivittäiseen organisointiin on 1-3-5-sääntö. Se on ajanhallinta- ja priorisointimenetelmä, joka auttaa sinua keskittymään tärkeimpiin tehtäviin päivittäisellä tasolla; yksi iso tehtävä, kolme keskisuuruista tehtävää ja viisi pientä tehtävää:
- Valitse yksi iso tehtävä, joka on päivän tärkein ja vaativin tehtävä. Tämä voi olla tehtävä, jolla on suurin vaikutus työhön tai projektiin tai joka on kriittinen määräajan suhteen.
- Valitse kolme keskisuurta tehtävää, jotka ovat tärkeitä, mutta eivät yhtä kiireellisiä tai vaativia kuin iso tehtävä. Nämä tehtävät ovat usein sellaisia, jotka edistävät projektiasi tai työtäsi, mutta niillä ei ole välitöntä määräaikaa.
- Valitse viisi pientä tehtävää, jotka ovat rutiininomaisia tai vähemmän tärkeitä, mutta silti tarpeellisia suorittaa. Nämä tehtävät voivat olla nopeasti suoritettavia tai vaativat vähemmän keskittymistä, kuten sähköpostien tarkistaminen tai puheluihin vastaaminen.
Menetelmä auttaa sinua saamaan tärkeimmät asiat tehtyä ja hallitsemaan aikaasi tehokkaasti.
Aloita päiväsi suorittamalla iso tehtävä, kun olet virkeimmilläsi ja keskittymiskykysi on korkeimmillaan. Tämän jälkeen siirry keskisuuruisten tehtävien pariin ja lopuksi käsittele pienet tehtävät.
Usein päivän aikana saattaa tulla yllätyksiä ja muuttuvia tilanteita vastaan. Siksi tärkeimmän tehtävän ajoittaminen aamuun varmistaa, että ainakin se tulee tehdyksi.
Ole kuitenkin realistinen oman aikataulusi ja jaksamisesi kanssa. Joskus aika riittää vain sen yhden tärkeimmän tehtävän suorittamiseen.