Rekrytoi paremmin kuin muut – osa 2. Hakemusten käsittely ja haastattelu
Tämä artikkelisarja on laadittu yhteistyössä Henkilöstöpalveluyritysten Liiton HPL:n kanssa. Sarja perustuu HPL:n laatimaan Hyvän rekrytoinnin muistilistaan. Muistilista on kaikkien työntekijöitä rekrytoivien tahojen käytössä.
Kun rekrytoinnin alkuvalmistelut on tehty huolella, on rekrytoijalla hyppysissään joukko laadukkaita hakemuksia. Tässä artikkelisarjan toisessa osassa keskitytään niiden käsittelyyn ja työhaastattelussa onnistumiseen.
Hakijan yksityisyyden suoja on korkea
Hakemusten käsittely luottamuksellisesti on ensiarvoisen tärkeää työnhakijan yksityisyyden suojan vuoksi. Hakemukset on tarkoitettu vain rekrytointiin osallistuvien käyttöön, ei muiden.
On myös hyvä pitää mielessä, että jos hakemuksia haluaa säilyttää tulevia tarpeita silmällä pitäen, on siihen oltava hakijan suostumus. Muussa tapauksessa tarpeettomat ja vanhentuneet työhakemukset tulee hävittää.
Onnistunut haastattelu vaatii huolelliset valmistelut
Työhaastatteluun valmistautumiseen kannattaa panostaa. Näin työhaastattelutilanteesta saadaan mahdollisimman hedelmällinen sekä haastattelijalle että haastateltavalle.
Ennen haastattelua on hyvä vielä käydä läpi kaikki haastatteluun kutsuttujen hakemukset ja niiden liitteet. Niiden pohjalta voi miettiä, minkälaisia tarkennuksia kultakin haastateltavalta haluaa.
Haastattelua varten on myös järkevää listata kaikki tehtävän kannalta olennaiset osaamisalueet ja tiedot, joihin haastateltavan kokemusta haluaa haastattelun avulla peilata. Tietty perusrunko haastattelulle on myös hyvä rakentaa, jotta mitään tärkeää ei unohdu kysyä.
Haastattelijoita voi olla useampia, ja esimerkiksi kaksi haastattelijaa pystyy tekemään paremmin havaintoja haastateltavasta kuin yksi. Joskus myös ulkopuolisen, neutraalin asiantuntijan käyttö voi olla perusteltua. Näin kaikkia hakijoita kohdellaan varmasti tasavertaisesti ja päätöksenteko on objektiivista.
Haastattelutilanne on usein jännittävä sekä haastateltavalle että haastattelijalle itselleen. Haastattelupaikan valinnalla voi olla tässä iso merkitys, ja työpaikan neuvotteluhuone ei välttämättä olekaan se kaikkein otollisin vaihtoehto haastattelulle.
Haastattelussa tärkeää on aito vuoropuhelu
Ensivaikutelma ei anna kerro kaikkea hakijasta, vaikka se usein jättääkin jälkensä haastattelijaan. On kuitenkin tärkeää muistaa, että haastateltavaa todennäköisesti jännittää, ja hänelle kannattaakin antaa mahdollisuus, vaikkei alku olisikaan ollut lupaava.
Haastattelun alussa on hyvä kertoa, miten haastattelu etenee. Sen lisäksi, että haastattelussa käydään läpi ennalta pohdittuja kysymyksiä ja teemoja, myös haastateltavan omille kysymyksille ja pohdinnoille kannattaa varata aikaa.
Tyypillisesti haastattelun aikana käydään vielä läpi perusasioita organisaatiosta ja työtehtävistä sekä niiden edellytyksistä. Tällä varmistetaan, että työnhakijalla on realistinen ja konkreettinen kuva työtehtävästä.
Haastattelun aikana on vastausten lisäksi hyvä havainnoida sitä, miten hakijan persoona sopii tiimiin ja organisaatioon. Hakijalta voi myös pyytää haastattelussa lyhyen työnäytteen. Sellaisen voi myös pyytää ennakkotehtävänä.
Haastattelun lopuksi haastateltavaa yleensä kiinnostaa mitkä ovat hakuprosessin seuraavat stepit, joten ne on vielä hyvä käydä läpi.
Valinnan lähestyessä faktat painavat
Haastattelujen jälkeen on valintojen aika. Useamman hakijan välillä puntaroidessa saattaa suosittelijoiden ja soveltuvuusarvioiden käyttö olla tarpeen. Vahvistusta valintapäätökselle voi etsiä myös työnhakijan hakemukseensa linkittämistä some-profiileista.
Työnhakijan antamien tietojen luotettavuus on hyvä varmistaa esimerkiksi koulu- ja työtodistuksista. Tämä on tärkeää erityisesti silloin jos työ vaatii joitakin tiettyjä muodollisia pätevyyksiä.
Suosittelijoiden yhteystietoja voi pyytää suoraan työnhakijalta itseltään. Tässä kohtaa kannattaa selvittää, mikä suosittelijan suhde hakijaan on.
Jos valinta parhaiden hakijoiden välillä tuntuu vaikealta, on käytettävissä myös luotettavia, objektiivisia arvioitsijoita ja arviointimenetelmiä, jotka antavat tukea päätöksentekoon.
Arvioinnista tulee kertoa työnhakijalle siten, että hän ymmärtää miksi ja miten häntä arvioidaan. Hakijalla on myös oikeus saada palaute arvioista.
Artikkelisarjan ensimmäinen osa käsittelee rekrytointiprosessin alkuvalmisteluja. Kolmannessa osassa paneudutaan laadukkaaseen hakijaviestintään.
Mirva Puranen
Manager, Job Seeker Services Monster
