Uusi työntekijä aloittaa etänä – kuinka onnistuu etäperehdytys?

Kasvokkain käytävä perehdytysjakso on luonnollisesti tehokas tapa tutustuttaa uusi työntekijä yritykseen ja työyhteisön rutiineihin. Kuinka luoda uudelle työntekijälle tervetullut ja innostunut fiilis etäyhteyksien välityksellä? Kokosimme vinkit avuksesi.

Huomioi uuden työntekijän aloitus erityisen hyvin

Uudessa työpaikassa aloittaminen on jännittävää yleensäkin, mutta uuden työn aloitus etänä asettaa omat haasteensa työyhteisöön sulautumiselle. Älä siis jätä uutta työntekijää oman onnensa nojaan. Voi olla hyvä sopia, että ensimmäisellä viikolla olette yhteydessä uuden työntekijän kanssa vähintään kerran päivässä, jolloin kysyt, miten hänellä menee.

Joissain firmoissa uutta työntekijää on haluttu muistaa lähettämällä hänelle tervetulopaketti. Paketti voi sisältää yritykseen liittyvää tavaraa (firman huppari, vesipullo jne.) sekä jotain pientä kivaa, esimerkiksi herkkuja tai lahjakortin. Tällainen tapa tuo uudelle työntekijälle varmasti hymyn huulille ja vahvistaa yrityksen työntekijä -identiteettiä. Toinen tapa toivottaa uusi työntekijä tervetulleeksi on esimerkiksi koko tiimin yhteinen etälounas.

Jotta uusi työntekijä pääsee heti alkuun, on tekniikan toimivuus A&O. Hanki tarvittavat työvälineet etukäteen ja sovi, miten luovutat ne uudelle työntekijälle. Varmista myös, että hänellä on pääsy tarvittaviin järjestelmiin ja tiedostoihin. Mikä tärkeintä etätyössä, älä unohda kutsua uutta työntekijää työpaikan sisäisiin keskusteluryhmiin- ja kanaviin (esim. Slack).

Luo selkeä ja johdonmukainen perehdytysprosessi

Etäperehdytyksessä tärkeässä roolissa ovat hyvin tehdyt, selkeät kirjalliset ohjeet. Tällöin uusi työntekijä voi aina palata niihin, eikä hänen tarvitse varmistaa uudelleen jokaista pikku asiaa, sillä siihen on huomattavasti suurempi kynnys puhelimitse tai chatissa, kuin kysyä vieressä istuvalta kollegalta.

Kun työntekijät työskentelevät eri sijainneissa, on dokumentointi erityisen tärkeää. Listaa ohjeet asioista, jotka kuuluvat perehdytykseen, jotta uuden työntekijän perehdytys ei ole ainoastaan sinun harteillasi, vaan kuka tahansa voi ottaa ohjat käsiinsä tarvittaessa.

Auta uutta työntekijää tutustumaan työkavereihinsa

Voi olla hankalaa tutustua uuteen työkaveriin silloin, kun työntekijät eivät työskentele samoissa tiloissa. Koko työyhteisön yhteinen videopalaveri ei ole välttämättä paras ensikohtaaminen uuden työntekijän kanssa. Ennen työntekijän aloittamista, koko tiimille kannattaa lähettää sähköpostia, jossa kerrot uudesta työntekijästä ja milloin hän aloittaa. Tämä madaltaa työntekijöiden kynnystä tutustua uuteen kollegaan.

Yksi strategia on antaa jokaisen tiimiläisen perehdyttää uudelle työntekijälle tietty osa-alue kahdenkeskisessä videopuhelussa. Näin työkaverit tutustuvat toisiinsa, uusi työntekijä oppii yrityskulttuurista ja työhön liittyvistä prosesseista sekä samalla hahmottaa, mitkä asiat ovat kenenkin vastuualueella.

Muista kutsua uusi työntekijä kaikkiin tarvittaviin kokouksiin

Jos käytössänne on valmiit, jatkuvat kalenterivaraukset, on helppo unohtaa kutsua uusi työntekijä tarvittaviin palavereihin, kun hän ei ole fyysisesti läsnä muistuttamassa olemassaolostaan.

Muista myös lisätä uusi työntekijä tarpeellisille sähköpostilistoille ja sisäisen viestinnän kanaville (esim. Slack, Teams).